Protocollo informatico: differenze tra le versioni

Versione delle 20:37, 18 mar 2008

Versione delle 20:38, 18 mar 2008

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Nell’ottobre 1998, il Capo dello Stato ha emanato un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio 1999, le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell’articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Con il protocollo informatico ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all’identificazione dell’ufficio di assegnazione e all’ufficio che lavora il documento. C’è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di classificazione, non solo in funzione all’oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

La protocollazione non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l’inizio di un procedimento amministrativo: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l’esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all’interno dell’unità organizzativa, magari affidando a una persona l’incarico di protocollare - questo non è escluso - eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall’ufficio di protocollo a quello di competenza.

A livello attuativo, infine, si presentano alcuni fattori di criticità, principalmente riassumibili in uno di carattere organizzativo, dove l’unica leva è quella della sensibilizzazione del personale, perché questi progetti funzionano esclusivamente se c’è accettazione e condivisione degli obiettivi, mentre l’altro è inerente alle infrastrutture informatiche. Per ciò che riguarda le infrastrutture è essenziale un discorso di connettività alla rete, considerando che un’installazione web non richiede molte risorse.