Protocollo informatico: differenze tra le versioni

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{{F|applicazioni dell'informatica|data=aprile 2008}}

Il '''protocollo informatico''' è un sistema di gestione del [[registro di protocollo]] e dei [[documenti]] un [[Ente (diritto)|ente]] (sia una [[pubblica amministrazione]] o soggetto di [[diritto privato]]).

Il legislatore definisce '''protocollo informatico''' come "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti", ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

== Descrizione, funzioni ed utilizzo ==

Ogni sistema di protocollo informatico, che si intenda adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni riportate nel Testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, nº 445), che inoltre individua nella figura del [[responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi]] il referente principale di ogni organizzazione della pubblica amministrazione.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l'ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di ricerca per [[classificazionenumero di protocollo]], classificazione, non solo in funzione all'oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell'unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

== Nel mondo ==

Nell'ottobre [[1998]] il Capo dello Stato ha emanato un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle [[amministrazioni pubbliche]], specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio [[1999]], le [[Pubblica Amministrazione|Pubbliche Amministrazioni]] avrebbero dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei [[sistema informatico|sistemi informativi]] automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell'articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

=== Italia ===

Nell'Il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428 - emanato ai sensi della [[1998]]legge il15 Capomarzo dello1997, Staton. ha59]] emanato- costituì un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle [[amministrazioni pubbliche]], specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio [[1999]], lela [[Pubblicapubblica Amministrazione|Pubblicheamministrazione Amministrazioniitaliana]] avrebberoavrebbe dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei [[sistema informatico|sistemi informativi]] automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell'articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

OgniInfine sistemala dimateria protocollovenne informatico, che si intenda adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni riportatesistemata nel Testo unico in materia di documentazione amministrativa ([[DPR 28 dicembre 2000, nº. 445),]] che inoltre individua nella figura del [[responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi]] il referente principale di ogni organizzazione della pubblica amministrazione.

Con il protocollo informatico ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all'identificazione dell'ufficio di assegnazione e all'ufficio che lavora il documento. C'è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente.

Il [[codice dell'amministrazione digitale]] del 2005 poi introdusse molte novità circa il protocollo informatico.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l'ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di [[classificazione]], non solo in funzione all'oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell'unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

La [[Registro di protocollo|protocollazione]] non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l'inizio di un [[procedimento amministrativo]]: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l'esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all'interno dell'unità organizzativa, magari affidando a una persona l'incarico di protocollare - questo non è escluso - eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall'ufficio di protocollo a quello di competenza.

A livello attuativo, infine, si presentano alcuni fattori di criticità, principalmente riassumibili in uno di carattere organizzativo, dove l'unica leva è quella della sensibilizzazione del personale, perché questi progetti funzionano esclusivamente se c'è accettazione e condivisione degli obiettivi, mentre l'altro è inerente alle infrastrutture informatiche. Per ciò che riguarda le infrastrutture è essenziale un discorso di [[connettività]] alla rete, considerando che un'installazione web non richiede molte risorse.

==Voci correlate==

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{{Controllo di autorità}}

{{Portale|Informaticadiritto|informatica}}

[[Categoria:Archivistica digitale]]

[[Categoria:Diritto amministrativo italiano]]