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Ne consegue che, all'infuori dei casi previsti per legge, e pure con il consenso dell'interessato, per il principio di pertinenza e non eccedenza, non è legittimo né trattenere il documento (carta d'identità, passaporto, ecc.) né, tanto meno, farne una copia e conservarla. La mera esibizione della carta d'identità ai fini dell'identificazione di un soggetto (si pensi al caso della portineria di un'azienda per il controllo degli accessi), finalizzata a scopi pre contrattuali, contrattuali o di sicurezza ambientale (procedure di evacuazione per emergenza) potrebbe essere legittima<ref>{{Cita web|url=https://anorc.eu/attivita/e-lecito-per-le-societa-trattenere-la-copia-del-documento-di-identita-del-visitatore|titolo=E’ lecito, per le società, trattenere la copia del documento di identità del visitatore|accesso=31 luglio 2022}}</ref> ma non lo sarebbe la tracciatura sul registro visitatori, specie se è richiesta la firma autografa che è un elemento personale critico (uso eccessivo e non pertinente).
Questo non significa che il Garante vieti tout court il trattamento della carta d'identità: esso però deve essere o legittimato da una legge (vedi sopra) o accuratamente proceduralizzato da parte dell'organizzazione (valutazione del rischio, registro trattamenti, informativa interessato, istruzioni operative per gli incaricati, audit).
La stragrande maggioranza degli abusi (effettuati (sia da privati che dalla pubblica amministrazione), nel conservare illecitamente (e inutilmente) la copia di una carta d'identità di una persona, è immotivata per il semplice motivo che il GDPR impone il principio della minimizzazione dei dati, secondo cui si possono raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie allo scopo dichiarato. Conservare copie dei documenti "per comodità" non è consentito. È sufficiente ricavare i soli dati neccessati (leggendoli e restituendo immediatamente la carta) o, meglio, acquisirli direttamente dall'interessato.
E comunque, all'interessato va fornita l'informativa che espliciti le specifiche finalità e le operazioni del trattamento dei dati personali contenuti nel documento di riconoscimento. Già solo non citare l'uso della carta d'identità è sanzionabile. Inoltre, questa misura va inserita nel registro dei trattamenti dell'organizzazione.
=== Dopo la morte ===
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