Detto, fatto!: differenze tra le versioni

Versione delle 09:06, 1 set 2010

Versione delle 01:24, 9 set 2010

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=== Organizzazione ===

Allen descrive e consiglia una serie di liste per tener traccia delle voci che richiedono attenzione:

<!--Allen describes a suggested set of lists which you can use to keep track of items awaiting attention:

*'''Prossime azioni''' - Per ogni voce che richiede la tua attenzione, decidi qual'è la prossima azione che puoi fisicamente svolgere in merito. Per esempio, se la voce è 'Scrivi rapporto progetto', la prossima azione potrebbe essere 'Scrivi mail a Paolo per le minute riunione', o 'Chiama Gianni per chiedere i requisiti del rapporto', o qualcosa di simile. Sebbene possano esserci molte azioni e vari passi necessari a completare la voce, ci sarà sempre qualcosa che hai bisogno di fare ''prima'' delle altre, e questa dovrebbe essere registrata nella lista delle prossime azioni. Preferibilmente, queste sono suddivise in base al contesto nel quale possono esser fatte, come per esempio 'in ufficio', 'per telefono', o 'nel magazzino'.

*'''Progetti''' - ogni 'anello aperto', che richiede più di una singola azione fisica da completare, diventa un 'progetto'. I progetti vengono tracciati e rivisti periodicamente per assicurarsi che ognuno di essi ha una 'prossima azione' associata e perciò può essere proseguito.

*'''In attesa''' - quando hai delegato un'azione a qualcun'altro, o stai aspettando qualche evento esterno prima di poter proseguire un progetto, devi tracciarlo nel tuo sistema e controllare periodicamente per vedere se l'azione è giusta oppure se dev'essere inviato un sollecito.

*'''Prima o poi/Forse''' - cose che a un certo punto vuoi fare, ma non ora; esempi potrebbero essere 'imparare il cinese', o 'fare le vacanze subacquee'.

Anche un calendario è importante, per tener traccia dei tuoi appuntamenti e impegni; comunque, Allen raccomanda in modo particolare che il calendario sia riservato a ciò che lui chiama 'panorami difficili': cose che devono essere fatte assolutamente entro un termine stabilito, o riunioni e appuntamenti fissati nel tempo e in un luogo. Le voci 'Da fare' dovrebbero essere riservate alla lista delle prossime azioni.

*'''Next actions''' - For every item requiring your attention, decide what is the next action that you can physically take on it. For example, if the item is 'Write project report', the next action might be 'Email Fred for meeting minutes', or 'Call Jim to ask about report requirements', or something similar. Though there may be many steps and actions required to complete the item, there will always be something that you need to do ''first'', and this should be recorded in the next actions list. Preferably, these are organized by the context in which they can be done, such as 'in the office', 'by the phone', or 'at the store'.

*'''Projects''' - every 'open loop' in your life or work which requires more than one physical action to achieve becomes a 'project'. These are tracked and periodically reviewed to make sure that every project has a next action associated with it and can thus be moved forward.

*'''Waiting for''' - when you have delegated an action to someone else or are waiting for some external event before you can move a project forward, this must be tracked in your system and periodically checked to see if action is due or a reminder needs to be sent.

*'''Someday/Maybe''' - things that you want to do at some point, but not right now. Examples might be 'learn Chinese', or 'take diving holiday'.

A calendar is also important for keeping track of your appointments and commitments; however, Allen specifically recommends that the calendar be reserved for what he terms the 'hard landscape': things which absolutely have to be done by a particular deadline, or meetings and appointments which are fixed in time and place. 'To-do' items should be reserved for the next action lists.

Un ultimo componente organizzativo chiave di GTD è il sistema d'archiviazione. ''Detto, fatto!'' spiega che un sistema d'archiviazione, se occorre usarlo, dev'essere facile, semplice e divertente. Persino un singolo foglietto, se ti occorre come riferimento, dovrebbe meritare una propria posizione in archivio se non rientra in una cartella già esistente. Il suggerimento di Allen è di tenere un solo sistema d'archiviazione, organizzato alfabeticamente, per renderlo adatto a conservare e ritrovare il più rapidamente e facilmente possibile le informazioni che occorrono.

A final key organizing component of GTD is the filing system. ''Getting Things Done'' says that a filing system, if it is to be used, must be easy, simple and fun. Even a single piece of paper, if you need it for reference, should get its own file if it doesn't belong in a folder you already have. Allen's suggestion is that you keep a single, alphabetically organized filing system, in order to make it as quick and easy as possible to store and retrieve the information you need.

<!--Users of Google's [[Gmail]] online email service can also use labels to create 'To-Do' lists and projects as explained in Bryan Murdaugh's [http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf "Getting Things Done with Gmail"] whitepaper. It keeps many of the same concepts of GTD but implements them into online email. For Gmail users who use the Firefox web browser, the [http://www.gtdgmail.com/ GTDInbox extension] will serve them well as it brings the GTD interface into Gmail in a clean and easily usable way.-->

=== Revisione ===