Archivistica informatica: differenze tra le versioni
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Conservazione digitale |
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Il CAD, nato dall'esigenza di dare una base legislativa alla procedura di produzione e conservazione della documentazione informatica da parte delle pubbliche amministrazion nell'ottica dell'''[[Amministrazione digitale|E governement]]''<ref name=":2">{{Cita|Carucci-Guercio|p. 255}}: «'''''E government''''': processo di informatizzazione e di razionalizzazione dei servizi pubblici finalizzato ad assicurare il miglioramento dell'azione della pubblica amministrazione».</ref> e di avvicinare così i fruitori ai servizi emanati dallo [[Stato]]<ref>{{Cita|Carucci-Guercio|p. 253}}</ref>, è il frutto di un percorso normativo che si è confrontato con l’introduzione delle nuove tecnologie per la produzione documentale ed è inevitabilmente legato alla normativa che ha sulla produzione, sull’ordinamento e sulla conservazione dei documenti<ref group="N">Proprio perché legato alla normativa, facendo riferimento a quanto descritto nel paragrafo "Premesse", il CAD è stato più volte aggiornato nel corso degli anni tramite vari [[Decreto ministeriale|DPCM]] nel 2013 e tramite il D. lgs. 217/2007).</ref>. Il percorso per la legiferazione del CAD consiste nel seguente ''iter'' legislativo:
*'''L. 241/1990''' già ricordata in precedenza.
*'''Il [[Decreto del presidente della Repubblica|DPR]] 445/2000''', concernente le “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”, in cui si stabilische che in un ente vi deve esserci un archivista professionista che gestisca i flussi di gestione documentale.
*Il '''D.
Infine bisogna ricordare che il CAD, composto da 92 [[Articolo (legge)|articoli]] ripartiti in 10 sezioni per argomento, non è l'unico ''corpus'' legislativo in materia del funzionamento della pubblica amministrazione in Italia.
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* Tramite la «registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente».
* Tramite la «generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica».
=== Il Manuale di gestione ===
==== Generalità ====
{{Approfondimento
|allineamento =
|larghezza = 470px
|titolo = I [[metadati]]
|contenuto = Il metadato, per definizione, è «un sistema strutturato di dati sui dati»<ref name="metadati">{{Cita|I metadati}}</ref>, il cui scopo è quello di «''descrivere il contenuto, la struttura e l’ambito in cui s’inquadra un documento informatico, per la sua gestione e archiviazione nel tempo''»<ref name="metadati"/> e possono essere di tre tipi: '''amministrativi''', '''descrittivi''', e '''strutturali'''. Secondo quanto stabilito dal DPCM 13/11/2013, vi devono essere dei dati che non possono mancare, ossia:
1. Identificativo univoco e persistente
2. Data (data di creazione, data di archiviazione, data di versamento)
3. Oggetto
4. Amministrazione titolare del procedimento
5. Amministrazioni che partecipano all’iter del procedimento
6. Soggetto produttore
7. Destinatario
}}
Il DPCM del '''3 dicembre 2013''' sulla conservazione ha previsto anche la creazione del manuale di gestione (art. 5), ossia quello strumento che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi<ref>{{Cita|Manuale di Conservazione}}</ref>. In sostanza il manuale di gestione è uno strumento operativo i cui contenuti devono essere stabili e ordinati<ref group="N">Si deve ricordare che, in base ad un mutamento radicale del soggetto produttore, anche il manuale di gestione deve subire delle modifiche corrispondenti al cambiamento dei principi e delle finalità del soggetto medesimo.</ref> e deve essere visionabile da parte della Pubblica Amministrazione in quanto aiuta il fruitore a comprendere il funzionamento delle medesime.
==== La struttura tipo ====
Ogni manuale di gestione della Pubblica Amministrazione dev'essere composto dai seguenti criteri espositivi:
# '''Principi generali''': esposizione di che che cosa l’ente fa con i documenti prodotti o ricevuti.
# '''Piano di sicurezza''': deve garantire che i documenti, i fascicoli e le informazioni trattate dall’AOO siano disponibili, integre e riservate. Il piano di sicurezza deve inoltre garantire che i dati personali comuni, riservati e sensibili siano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, il rischio di distruzione o perdita.
# '''Modalità di utilizzo degli strumenti informatici per lo scambio di documenti'''
# '''Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti'''
# '''Assegnazione dei documenti'''
# '''Responsabile del protocollo'''
# '''Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo'''
# '''Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione'''
# '''Registrazioni di protocollo e loro conservazione'''
# '''Registro di emergenza'''
# '''Approvazione del manuale e sua pubblicazione'''
=== Il protocollo informatico ===
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Il protocollo informatico, che sostituì nel 1998 quello cartaceo come regolato dal D.R. 35/1900, deve garantire l’inserimento dei dati che sono presenti anche sul protocollo tradizionale, ovvero<ref>{{Cita|Carucci-Guercio|p. 263}} e D. lgs. 428/1998 art. 4 in {{Cita|Ghezzi|p. 586}}</ref>:
# L'''<nowiki/>'identificazione dell'amministrazione''' che ha formato o a cui viene spedito il documento.
# Deve garantire la creazione di un numero univoco che sia associato al documento stabilmente ([[numero di protocollo]] '''''progressivo''''' o '''''analitico'''''). Il sistema di protocollo informatico, pertanto, non può cambiarlo.
# La presenza del [[mittente]] e del [[destinatario]].
# La presenza della '''data e dell'ora''' in cui è stato prodotto/ricevuto quell'atto, la quale verrà registrata .
# Il protocollo informatico, così come il protocollo tradizionale, deve permettere l'inserimento del documento in un '''indice di classificazione''' (e quindi la sua posizione all'interno del piano di classificazione) cui seguirà infine la '''fascicolazione'''.
# La presenza del '''campo oggetto''', ovvero del ''[[regesto]]'' del documento prodotto o arrivato. Il campo oggetto, secondo quanto è stabilito nel DPR 445/2000, è immodificabile<ref>DPR 445/2000, art. 53, comma 1 lettera ''d'', in {{Cita|Ghezzi|p. 650 §2}}</ref>, anche se nel corso degli anni sono stati sviluppati dei software capaci di intervenire sull'oggetto modificandolo.
# Infine, l''''impronta''' del documento informatico, anche questa immodificabile.
Da questi punti, si comprende come il protocollo informatico (e quello generale) è fondamentale per la gestione del flusso documentario prodotto o ricevuto e, secondo la legge, è un atto pubblico che fa fede. Nel caso in cui, per qualsiasi motivo, il registro del protocollo informatico non dovesse più funzionare, è necessario avere un “protocollo d’emergenza”, ovvero il protocollo cartaceo<ref>D. lgsl. 428/1998, art. 14 in {{Cita|Ghezzi|pp. 589-590}}</ref>. Dall'11 ottobre 2015, il registro di protocollo giornaliero delle Pubbliche Amministrazioni dev'essere conservato<ref>{{Cita|Flussi documentali e protocollo informatico}}</ref>.
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Assicurare la longevità dei documenti con formati a lungo termine è un obiettivo fondamentale, perché ci sono stati casi di perdita definitiva di dati, quali la riproposizione del [[Domesday Book]] di [[Guglielmo I d'Inghilterra|Guglielmo il Conquistatore]] della BBC; il CACTA (''Combat Air Activities Files'')<ref group="N">File attualmente conservati dai ''national archives''. Registravano lo slancio delle bombe degli [[Stati Uniti d'America|USA]] contro l’[[Iraq]]. Il progetto è avvenuto attraverso un software proprietario. Il problema è stato che la migrazione da un supporto ad un altro non è avvenuta del tutto, non si sono registrate quindi tutte le posizioni esatte delle mine lasciate dall’[[United States Army|esercito USA]] con la morte di numerose persone.</ref>''; ''e la ''Clinton’s administration web page 2001''. In questi casi si è cercato di recuperare i dati attraverso l’''emulazione'' con macchine che possono visualizzare formati e recuperare così dati ormai obsoleti, affrontando in tal caso delle spese enormi.
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Vi possono essere delle strategie per evitare la perdita dei metadati:▼
* ''Print to paper'', ossia la stampa dei documenti digitali.▼
Il DPCM 3 dicembre 2013, diviso in 14 articoli, si occupa della questione della conservazione dei dati della Pubblica Amministrazione insieme all'articolo 44 del CAD. Secondo la normativa, bisogna conservare:▼
* ''Computer Museum Strategy,'' ossia la conservazione di più supporti hardware per la conservazione di determinati software e la lettura così dei file.▼
* Emulazione, ossia l'uso di macchine che possono visualizzare dati obsoleti tramite l'uso di determinati software.▼
* Riversamento diretto (''refreshing'')▼
* Riversamento sostitutivo (''migration'') ▼
▲==== Il DPCM 3 dicembre 2013 e il manuale di conservazione ====
▲Il DPCM 3 dicembre 2013, diviso in 14 articoli, si occupa della questione della conservazione dei dati della Pubblica Amministrazione. Secondo la normativa, bisogna conservare:
* I documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto
* I fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale (art. 3)
*Il DPCM prevede anche la creazione di un ''manuale di conservazione''.
==== Il manuale di conservazione ====
Il manuale di conservazione, previsto dal precedente DPCM, ha il compito di esporre dettagliatamente tutte le procedure relative alla conservazione del documento digitale. Prodotto da un soggetto conservatore, il manuale di gestione dev'essere approvato dall'AgID prima di essere accreditato come tale. Perché un manuale di conservazione sia considerato tale, il conservatore che lo produce deve avere le seguenti caratteristiche:
# Dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione
# Utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti: in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e che abbia dimestichezza con le procedure di sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
# Applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate
# Utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD
# Adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.
Il soggetto conservatore deve, in base al manuale di conservazione da lui prodotto, conservare dei ''pacchetti informativi'' di metadati di un determinato documento:
# '''Pacchetto di versamento''': pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione.
# '''Pacchetto di archiviazione''': pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche stabilite nel DPCM 3 dicembre 2013 e secondo le modalità riportato nel manuale di conservazione.
# '''Pacchetto di distribuzione''': pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta.
Sulla base di questi tre pacchetti, si possono individuare infine tre tipologie di utenti coinvolti: 1) il soggetto ''conservatore''; 2) il soggetto ''produttore''; 3) il soggetto ''fruitore'', ossia l'utente.
==== Strategie di conservazione ====
▲Vi possono essere delle strategie per evitare la perdita dei metadati:
▲* '''''Print to paper''''', ossia la stampa dei documenti digitali.
▲* '''''Computer Museum Strategy''','' ossia la conservazione di più supporti hardware per la conservazione di determinati software e la lettura così dei file.
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▲* Riversamento diretto ('''''refreshing''''')
== Note ==
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*{{Cita web|url=https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione|titolo=Conservazione|editore=AgID|cid=Conservazione|accesso=20 aprile 2019}}
*{{Cita web|url=http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/documentazione/manuale_di_conservazione|titolo=Manuale di conservazione|editore=Regione Emilia-Romagna|cid=Manuale di Conservazione|accesso=20 aprile 2014}}
*{{Cita web|url=https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/mdg_2015_10_09v1.pdf|titolo=Manuale di gestione|editore=AgID|data=9 ottobre 2015|formato=PDF|cid=Manuale di gestione|accesso=20 aprile 2019}}
*{{Cita web|url=https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/leggi_decreti_direttive/dpcm_13_11_2014_allegato_5_metadati.pdf|titolo=Metadati|editore=AgID|data=PDF|cid=Metadati|accesso=20 aprile 2019}}
[[Category:Informatica]]
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