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In nessun altro caso vi è un obbligo di esibizione, consegna (e tanto meno dell'immagine) di un documento di identità. Anche perché, a parte l'uso come mezzo di identificazione, in molte procedure burocratiche (ad esempio il pagamento di prestazioni rese alla PA o a privati che erogano servizi pubblici) sono sufficienti numero, data emissione e data scadenza, non serve avere l'intero documento né tantomeno conservarlo.
Ne consegue che, all'infuori dei casi previsti per legge, e pure con il consenso dell'interessato, per il principio di pertinenza e non eccedenza, non è legittimo né trattenere il documento (carta d'identità, passaporto, ecc.) né, tanto meno, farne una copia e conservarla. La mera esibizione della carta d'identità ai fini dell'identificazione di un soggetto (si pensi al caso della portineria di un'azienda per il controllo degli accessi), finalizzata a scopi pre contrattuali, contrattuali o di sicurezza ambientale (procedure di evacuazione per emergenza) potrebbe essere legittima<ref>{{Cita web|url=https://anorc.eu/attivita/e-lecito-per-le-societa-trattenere-la-copia-del-documento-di-identita-del-visitatore|titolo=E’È lecito, per le società, trattenere la copia del documento di identità del visitatore|accesso=31 luglio 2022}}</ref> ma non lo sarebbe la tracciatura sul registro visitatori, specie se è richiesta la firma autografa che è un elemento personale critico (uso eccessivo e non pertinente). E comunque, all'interessato va fornita l'informativa che espliciti le finalità e le operazioni del trattamento dei dati personali contenuti nel documento di riconoscimento.
=== Nel condominio ===
Nella nostra società, la tutela della privacy è diventata un tema centrale, che investe ogni ambito della vita quotidiana, incluso l’ambientel'ambiente condominiale. Gestire un condominio non significa soltanto occuparsi di aspetti amministrativi e contabili, ma anche assumere la delicata responsabilità della protezione dei dati personali dei residenti. Nel contesto attuale, dove le informazioni personali sono sempre più preziose e vulnerabili, l’amministratorel'amministratore di condominio assume un ruolo chiave nel garantire il rispetto del '''Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)'''. In particolare, egli è generalmente riconosciuto come '''responsabile del trattamento''' ai sensi dell’articolodell'articolo 28 del GDPR, qualora venga formalmente nominato tramite un atto scritto dal '''titolare del trattamento''', che in ambito condominiale è rappresentato dal condominio stesso, nella figura dell’assembleadell'assemblea dei condòmini<ref>{{Cita web|lingua=it-IT|autore=Avv Raffaele Marascio|url=https://www.tutelacondomini.it/perche-e-importante-la-privacy-nel-condominio-qual-e-il-ruolo-dellamministratore-di-condominio/|titolo=Perché è importante la privacy nel condominio? Qual è il ruolo dell’amministratoredell'amministratore di condominio? - |sito=Tutela Condomini|data=2024-06-11|accesso=2025-07-02}}</ref>.
I dati dei condòmini, come quelli anagrafici, di contatto, nonché informazioni economiche e patrimoniali, richiedono una protezione adeguata. L’amministratoreL'amministratore deve trattare tali dati nel rispetto dei principi fondamentali previsti dall’articolodall'articolo 5 del GDPR: liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. L'applicazione del GDPR al contesto condominiale è espressamente prevista dall’articolodall'articolo 2, paragrafo 1, del Regolamento, secondo cui esso si applica a tutti i trattamenti, anche parzialmente automatizzati, di dati personali, nonché ai trattamenti non automatizzati dei dati contenuti in un archivio o destinati a figurarvi. Considerato che la gestione condominiale implica la conservazione e il trattamento sistematico di dati personali — tramite registri, documenti contabili, fascicoli cartacei o archivi digitali — risulta evidente l’obbligol'obbligo di conformità al GDPR<ref>{{Cita web|lingua=it-IT|autore=admin|url=https://www.tutelacondomini.it/gestione-archivi-condominiali/|titolo=Gestione archivi condominiali: privacy, obblighi e consigli per l’amministratorel'amministratore? - |sito=Tutela Condomini|data=2024-06-26|accesso=2025-07-02}}</ref>.
=== Dopo la morte ===
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