LaA sorgentepartire deidalla datitabella dipivot possono essere generati uno o più grafici, e una o più ulteriori tabelle pivot. Una tabella pivot parte a sua volta da una tabella sorgente che è una seconda tabella (statica oppure essa stessa tabella pivot) a partire dalla quale viene elaborato il pivot. Al variare nel tempo dei valori presenti nella tabella sorgente può essere ricalcolata dinamicamente la tabella pivot, cosi come gli eventuali grafici e le altre tabelle pivot, generate a partire da questa. La tabella sorgente può essere interna o esterna al file in cui si trova la tabella pivot e può presentarsi sia come tabella di un foglio di calcolo (una sorgente in un foglio Excel) sia come tabella di un database che viene collegata o importata copiata nel file Excel della tabella pivot. Le tabelle sorgenti di una stessa comune tabella pivot possono essere più di una e di entrambi i tipi suddetti: pivot da tabella Excel eed dauna seconda tabella sorgente in AccessoAccess.
Una tabella pivot può descrivere un numero anche molto elevato di variabili, dette anche caratteristiche o dimensioni di analisi: in parole più semplici la tabella sorgente su cui viene calcolata la tabella pivot, può avere un numero alto di righe e di colonne. Per poter generare una tabella pivot, la tabella sorgente deve essere formattata secondo alcune semplici regole: laogni cella della prima riga della tabella pivot deve contenere un nome testuale per la colonna sottostante (detto etichetta di colonna o intestazione di campo), non devono esserci colonne prive della intestazione, non devono esserci righe o colonne con tutte le celle vuote (prive di valori), i valori presenti nelle celle di ciascuna colonna devono essere tra loro omogenei (stesso comune formato di cella tipo: numero, data, valuta, testo) perché poi nel pivot sono oggetto di operazioni matematiche o raggruppamenti di valori che chiaramente non sono possibili fra celle di tipo diverso.
La tabella pivot è divisa in quattro aree, ciascuna contenente molteplici variabili (intestazioni di una colonna della tabella sorgente): una per le righe del pivot, una per le colonne, una per il contenuto della tabella (area dati). Le restanti variabili sono visualizzate in un'area esterna alla tabella in cui sono presenti uno o più campi della tabella sorgente, ma che potrebbe pure non essere presente e attivata in una determinata tabella pivot. Per i valori di ciascuna variabile di riga, colonna o dell'area filtri è possibile creare dei filtri di visualizzazione che escludono dal calcolo valori singoli o intervalli di valori; ed è possibile raggruppare i valori filtrati evidenziando il relativo subtotale.
