Knowledge management

Non esiste un’unica e conclusiva definizione di knowledge management. In senso lato, il concetto può riferirsi alla preservazione e alla condivisione della conoscenza ed è portato avanti dall’antichità con lo sviluppo di biblioteche e strumenti di comunicazione. Nei tempi più recenti della rivoluzione digitale, chiamiamo knowledge management quel filone di ricerca teorica e applicativa che sviluppa il ciclo della conoscenza all’interno di una comunità di pratica o d’apprendimento tramite strumenti dell’information technology. Le istituzioni dell'educazione formale dovrebbero tener conto delle tematiche legate al Knowledge management in alcuni aspetti del proprio progetto educativo.

KM First generation: la gestione dell'informazione

Nel 1986 Karl Wiig, autore nel 1993 del libro Knowledge management foundations, enuncia i principi del knowledge management, termine da lui coniato. Molte aziende, soprattutto multinazionali, mostrano un forte interesse verso questa teoria. L’obiettivo del knowledge management, infatti, è pragmatico: migliorare l’efficienza dei gruppi collaborativi esplicitando e mettendo in comune la conoscenza che ogni membro ha maturato durante il suo percorso professionale. I primi investimenti si concentrano soprattutto sullo sviluppo dei mezzi per rendere veloce e semplice l’archiviazione, la descrizione e la comunicazione di dati e informazioni. È una prima fase, la first generation, che tende a ridurre il knowledge mangement alla sua componente strumentale, l’information technology, che è fondamentale ma non ne esaurisce le potenzialità.

KM Second generation: la condivisione della conoscenza

Il ciclo della conoscenza non può fermarsi alla trasmissione di dati e informazioni perché il loro rapporto è gerarchico e può essere schematizzato con la forma di una piramide.

Schema della gerarchia piramidale del knowledge management

Alla base ci sono i dati, materiale “grezzo” e abbondante dell’informazione. Su un gradino più alto c’è l’informazione, cioè dati selezionati e organizzati per essere comunicati. Poi la conoscenza, cioè informazione rielaborata e applicata alla pratica. Al vertice troviamo la saggezza, conoscenza distillata dall’intuizione e dall’esperienza.

La seconda fase del knowledge management si focalizza su come poter mettere a servizio di tutta l’azienda le conoscenze professionali specifiche di ogni membro. Questa logica spinge il knowledge management a diventare un sorta di “filosofia” della collaborazione e della condivisione negli ambienti di lavoro. Può incontrare una certa resistenza da parte di esperti gelosi dell’indispensabilità del proprio ruolo, spesso raggiunto dopo anni di esperienza. Questa visione riduce la conoscenza a una sorta di "bagaglio" personale che il proprietario può portare via quando lascia l'azienda, arrecando un danno economico. Invece, quello della conoscenza è un ciclo che può portare alla produzione di nuova conoscenza solo tramite la condivisione e l'elaborazione di informazioni.

Ciclo di trasmissione dell'informazione

Creazione/Modificazione
- Utilizzo applicato e ragionato dell'informazione per la creazione di nuova conoscenza
- Conversione della conoscenza in nuova informazione
- Edizione e pubblicazione
Organizzazione/Indicizzazione
- Cattura e integrazione delle informazioni
- Descrizione dell’informazione tramite metadati
- Indicizzazione
Archiviazione/Recupero
- archiviazione di
  - documenti fisici
  - documenti digitali
  - metadati dei documenti e dati ad essi correlati
- recupero tramite strumenti di ricerca
Distribuzione/Networking
- Trasmissione dell’informazione
  - Servizi di informazione
  - Servizi di distribuzione

Ciclo di trasmissione dell'informazione

Accesso/Filtro
- Localizzazione delle informazioni
- Selezione dell’informazione rilevante
- Recupero dell’informazione

Le fasi non sono numerate perché collegate in un ciclo continuo e possono essere rappresentate in chiave grafica anche mediante una solution map come la seguente:

Knowledge management system (Sistemi di gestione della conoscenza)

I Knowledge management system sono sistemi software che supportano le fasi del ciclo dell'informazione e la comunicazione all'interno di una comunità di pratica (ad esempio un'azienda) o di apprendimento (ad esempio una classe "virtuale") anche disperse nello spazio. Supportano in particolare le seguenti funzioni

Cattura delle competenze collettive
Controllo per realizzare obiettivi comuni
Integrazione delle conoscenze frammentate

I nuovi sistemi KM si concentrano sull'e-learning, studiano metodi per esplicitare la conoscenza tacita e per favorire la creatività.

Strategie di condivisione e gestione della conoscenza

La conoscenza si può accedere in tre fasi: prima, durante o dopo attività connesse alla gestione della conoscenza. Diverse organizzazioni hanno tentato ad utilizzare vari incentivi per raccolta di informazioni, anche rendendo obbligatoria la presentazione dei contenuti e incorporando i premi in piani di misurazione delle performance. Una delle strategie di KM è quella che coinvolge attivamente la gestione della conoscenza (strategia di tipo push). In tale caso, le persone si sforzano di codificare in modo esplicito le loro conoscenze in un “archivio” della conoscenza condivisa, ad esempio un database. Questo approccio è comunemente conosciuto come la codifica della conoscenza. Un'altra strategia di KM prevede la richiesta di conoscenza da parte di individui agli esperti di un particolare argomento (strategia di tipo pull). In tale caso, i singoli esperti sono in grado di fornire le loro conoscenze alle persone che ne fanno richiesta. Questo è anche comunemente noto come l'approccio della personalizzazione della conoscenza.

Altre importanti strategie di gestione della conoscenza e strumenti per le aziende/istituzioni comprendono:

Premi (come mezzo di stimolo per la condivisione delle conoscenze)
Storytelling (narrativa) (come mezzo di trasferimento della conoscenza tacita)
Knowledge mapping (una mappa accessibile a tutti della conoscenza all'interno di una società)
Comunità di pratica
Fiera della condivisione della conoscenza
Gestione delle competenze (valutazione sistematica e pianificazione delle competenze dei singoli membri all'interno di un'organizzazione)
Software sociale
"Archivi" della conoscenza (database)