Stratégie/Mouvement Wikimedia/2018-20/Transition/Conversations mondiales/Rapport/Janvier

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Program of the third set of events, focusing on the Interim Global Council (January 23/24)

Here is a short version of the program for the third set of events on January 23 + 24. Timings are tentative and approximate. The third set of events will cover only the implementation of the (Interim) Global Council (often abbreviated as "IGC"). Please check the summary of the current conversation.


Timing (approx.)	Program details
00:00-00:20	Welcome remarks & scene-setting; group photo
00:20-00:40	Explaining the main functions of the Interim Global Council from the recommendation
00:40-00:55	Preparing for Discussions in Thematic Rooms. Time for participants to discuss, clarify, and ask questions to prepare for the discussions in the thematic rooms.
00:55-01:05	10 min break
01:05-01:25	Present list of thematic rooms & Explanation of Discussion: Structure: What should the structure of the IGC be? Discuss size and possible architectures for the IGC. Representation: Who should be on the council? Discuss measures to ensure diversity of representation. Selection Process: How will IGC members be selected? Discuss the IGC selection process.
01:25-02:15	Discussion: Interim Global Council Format Round 1. Purpose of this round: Discuss thematic areas.
02:15-02:45	Share back, 3 minutes per room. Survey.
02:45-02:55	10 min break
02:55-03:45	Explain and transition to 2nd round. Discussion: Interim Global Council Format Round 2. Purpose of this round: Propose amendments to polling of design elements + plan for implementation.
03:45-03:55	Share back, 3 minutes per room.
03:55-04:00	Wrap-up & next steps (END).
1 hour after event	Mingling in virtual corridors: time for participants to mingle and get to know others

Thematic rooms summary

Below is a summary of the discussion topics that will be tackled in the four thematic rooms during the Interim Global Council events. In round 1, we will discuss the aspects "Structure", "Representation" and "Selection Process" of the future (Interim) Global Council. In round 2, rooms will be rearranged, and we will discuss the aspects "Structure", "Representation + Selection Process" (combined) and "Timeline".

Structure

Tâche

Question : Quelle devrait être la structure du CMI (Conseil mondial intérimaire) ?
Cadrage : Discussion de la taille et de la mise en place possible du CMI (trois comités / un conseil principal / autre chose ?)

Option 1: un seul conseil pour toutes les tâches	Option 2: 3 comités spécifiques	Option 3: Charte du mouvement et Conseil mondial uniquement
Un organe cohérent pour faire progresser à la fois les tâches de conception de la gouvernance (développer le processus de charte du mouvement et négocier le transfert des responsabilités pour mettre en place le Conseil mondial) et superviser la mise en œuvre de la stratégie du mouvement Toutes les décisions prises par toute l'assemblée	3 comités distincts pour gérer les différentes tâches décrites : a) Processus de la Charte du Mouvement, b) Transfert des responsabilités / Conseil mondial, c) Supervision de la mise en œuvre Décisions (pertinentes pour les tâches) prises par les sous-comités, décisions fondamentales prises par toute l'assemblée	Le Conseil mondial intérimaire uniquement chargé de la conception de la gouvernance (développement du processus de charte du mouvement et transfert des responsabilités) La supervision de la mise en œuvre est confiée à un autre organe (par exemple un groupe de pilotage de l’implémentation)
Avantages Assure la cohérence des discussions et des processus ; Assure la diversité des perspectives et une bonne représentation autour de toutes les décisions	Avantages Meilleure répartition de la charge de travail ; Se concentre sur l'essentiel des domaines thématiques ; Meilleure progression de tous les domaines de travail	Avantages Tâche plus claire pour l’organe (le conseil); Besoin de moins de catégories d'expertises dans le groupe ; Se concentre sur la gouvernance, le transfert de pouvoir et la mise en place du Conseil mondial actuel
Inconvénients Le travail prendra plus de temps; Risque accru d'épuisement professionnel (surmenage) et d'abandon - il est excessif de demander aux membres d'être présents pour tout le travail ; La plupart du travail sera probablement réalisée par un petit groupe de personnes	Inconvénients Les groupes de travail risque d’être moins représentatifs compte tenu de la diversité des points de vue Risque d'incohérence entre les différentes pistes de travail ; Groupes de travail moins représentatifs de la diversité des perspectives	Inconvénients Nécessité de mettre en place / négocier des structures supplémentaires ; Manque de clarté (pour le moment) concernant le mouvement en relation avec pour la mise en œuvre

Représentation

Tâche

Question : Qui devrait faire partie du CMI ?
Cadrage : Mesures pour garantir la représentation de différentes communautés dans toute leur diversité (quotas)

Partie prenante	Logique
Chefs des affiliés (président de groupe/chapitre)	L’objectif est d’assurer que la gouvernance et le leadership exécutif des groupes affiliés soient représentés. Cela viserait à aligner le travail du CMI sur les attentes organisationnelles du mouvement
Membres affiliés	S’assurer que la représentation des groupes affiliés s’étend au-delà de leur leadership (le niveau le plus souvent représenté dans les conversations mondiales)
Communauté qui travaille sur les projets virtuels	S’assurer que la diversité des communautés soit représenté et que le travail du CMI s’aligner sur leurs besoins et leurs attentes
Communautés sous-représentées/désavantagées	S’assurer le contact avec de potentielles futures communautés et élargir le champ de perspectives dans les conversations sur la gouvernance. Le but est d’élargir le monde de Wikipédia à une plus grande diversité de profils.
Comités du mouvement (ex: Comités d’affiliation)	S’assurer que les structures de gouvernance existantes soient prises en compte dans les structures de gouvernances futures.
WMF : Conseil d’administration	S’assurer que les structures de gouvernances existantes jouent un rôle dans la planification du CMI et dans la passation de pouvoir et de responsabilités vers le CMI.
WMF : Employés	To ensure good representation of knowledge and expertise in the Foundation in the conversations and to ensure good understanding regarding the functions of WMF in the governance design
External stakeholders: Experts	To ensure high level of governance and equity expertise in the conversations and decision-making of the IGC
External stakeholders: Partners	To widen the perspective in the conversations and better accommodate partners in our ecosystem
Major language groups	To ensure that the perspectives of non-English speaking communities is taken into account in the global governance design
Regional groups	To ensure that the diversity of contexts is accounted for in global governance design and we have a wide representation of the diversity of the movement

Selection Process

Task:

Question: How will the IGC be set up?
Framing: Define the process for the set up of the Interim Global Council.

Option 1: Election/Nomination	Option 2: Appointment	Option 3: Mixed model
Run an election or nomination process for the set up of the IGC It can be uniform process across the movement or have different approaches for specific organizations and online projects	Use an appointment model to set up the Interim Global Council The appointment process would need clear criteria and definition of the responsible groups for the appointment	Run an election process for some of the seats and use the appointment model for others Mixed model needs a clear definition of where and why elections or the appointment will be used. This model worked well for the Transition Design Group
Pros Transparency and general uniformity of the process; Agency in the communities and organizations to nominate/elect their representatives; Clear accountability of the body to the communities and organizations.	Pros Members being appointed based on their competency; Potential to ensure a high level of representation in the body; Appointment processes are usually leaner than elections.	Pros Mixed approach can tap into strong sides of both approaches: provide agency for the communities and organizations while ensuring additional competency and representation through appointment.
Cons Process might be too “heavy” for the tasks ahead and might create too high expectations for a temporary body; An almost certain probability of elections being based on popularity rather than competency; Depending on the process design, there might be gaps in terms of representation	Cons Potential of insufficient transparency that might lead to questions regarding legitimacy; Defining the group(s) responsible for appointment might lead to long negotiations and make the process cumbersome; May not provide communities and organizations with full agency and can reduce accountability of the members	Cons Discussions regarding set up (i.e. where and why one model or another model would need to be used) will probably take time and create confusion There is a heavier administrative burden due to running both processes, particularly if they happen simultaneously

Timeline

Task:

Question: What are the steps in setting up the IGC?
Framing: Define the steps in timeline for the set up of the Interim Global Council.

Step	Timing
Definition of the scope and mandate Facilitate a widely accepted agreement regarding the scope and the mandate of the IGC , including its role in ratification of the Movement Charter and set up of the Global Council If anything is removed from the defined scope in the recommendations, define the ownership for the responsibility	January - February 2021
Clear timeline and next steps Agree upon clear next steps for the process Establish responsibilities and accountabilities for the process moving forward Ensure proper resourcing to deliver the process as planned	January - February 2021
Definition of the set-up process Define the approach to set up the IGC (i.e. election or appointment or mixed model) Define the details of running the process Set up an election or appointment committee	January - February 2021
Set up process for the IGC Run the agreed upon set up process Ensure outreach and engagement around the process	March - April 2021
IGC up and running Set up the administrative and support systems for work Onboard the members of the IGC Start the work according to the defined scope Ensure good communication and transparency regarding the work	April - June 2021