Hibeler: Programlar/Wikimedia Topluluk Fonu/2023-24'te Genel Destek Fonu için önerilen değişiklikler
Wikimedia Vakfı Fon Stratejisi ve öğrenilenlere dayanarak, Genel Destek Fonu (Wikimedia Topluluk Fonu) programında yeni değişiklikler öneriyoruz. Lütfen bu sayfayı inceleyin ve 30 Nisan - 16 Mayıs 2023 tarihleri arasındaki tartışma sayfasında görüşlerinizi bildirin.
- Hızlı özet
Genel hedefler: Paylaşılan öğrenme ve ortaklık taahhüdü, diğer işlemler
Öğrenme ve ortaklık
- Hareketin ortak kategorizasyonunu oluşturmak, toplanan verilerden öğrenmeyi destekleme çabalarına yol açmaktadır.
- Tüm Genel Destek Fonu başvuru sahipleri için çok yıllı bir stratejik plan gerekliliği olmaksızın uzun vadeli maliyetleri (yani personel ve kira) desteklemek için çok yıllı finansman uygunluğunun genişletilmesi.
- Wikimedia Vakfındaki ilgili ekipler arasında koordine edilen finansmanın ötesinde artan destek ile hibe alan-ortak öncelikli alanlarda uzmanlığa sahip dış kuruluşları araştırmak.
Süreç
- Genel Destek Fonu hibe alan mevcut ortaklar için kolaylaştırılmış hibe yenileme süreci oluşturma.
- Yazılı ara raporunun bir raporlama gereksinimi olarak kaldırılması.
- Genel Destek Fonu başvurusunu, raporlama formlarını ve hibe sözleşmesini revize ederek daha hafif bir süreç geçirmemizi sağlamak
Topluluğu dinlemek: Neden değişiklik yapıyoruz?
Kasım 2022'de Topluluk Kaynakları ekibi, Wikimedia Vakfı Fon stratejisini başlattıktan bir yıl sonra öğrendiklerimizi açıklayan farklı bir gönderi yayınladı ve gelecek yıl için odaklanmamız gereken alanları vurguladı.
İleriye dönük olarak
Hareket yönetişimi ve kaynak tahsisi tartışmaları önemlidir ve devam etmektedir. Bu arada ve bir hareket olarak birlikte, özellikle finansman dağıtımında eşitlik ve güvenli alanlarda öğrenmek için insanları birbirine bağlama yeteneği etrafında hedeflerimizi ilerletebildik. Hâlâ üzerinde düşünülecek çok şey ve daha geniş yönetişim tartışmalarında inovasyona ihtiyaç var. Bizi geleceğe taşıyacak bazı yansımalar:
- İlişki dinamiğini ortaklığa doğru değiştirmek niyet, güven ve zaman gerektirir. Güvene dayalı hayırseverlik modelleri hareket için yeni. Güven inşa ederken ve hedeflerimize ulaşma şeklimizi geliştirirken birbirimizle bağlantı kurmaya ve birbirimizden öğrenmeye nasıl devam edebiliriz?
- Finansman süreci ağır olmaya devam ediyor; Çalışmayı anlamak için gereken temel bilgiler nelerdir? Gelecek yıl boyunca toplulukla işbirliği içinde hafif bir yenileme süreci inşa edilecek.
- Çok yıllı finansman, hibe alan ortaklara, özellikle personeli için bir istikrar duygusu verdi. Gelişmek ve büyümek isteyen kuruluşlar için finansman dışında başka hangi destekler sağlanabilir?
Hibe alan ortaklar, Bölgesel Fon Komiteleri ve Vakfın üyeleriyle görüştükten sonra, Temmuz 2023'ten itibaren Genel Destek Fonu programında aşağıdaki üst düzey değişiklikleri yapmayı teklif ediyoruz.
Birlikte yaratma: Süreç ve zaman çizelgesi
_in_2023-24.png)
Kasım 2022'de, Wikimedia Vakfı Fon sürecini değerlendirme, yineleme ve uyarlama taahhüdümüzün devam ettiğini; Wikimedia Topluluk Fonu (Genel Destek Fonu, Hızlı Hibeler ve Konferans ve Etkinlikler), Wikimedia Aştiraklar Fonu, Wikimedia Araştırma Fonu ve Hareket Stratejisi Uygulama Hibelerini ise gözden geçirmeye devam ettiğimizi duyurduk.
Bölgesel Fon Komitelerinden geri bildirim aldık ve onlarla 5 canlı oturum gerçekleştirdik. Genel Destek Fonundan hibe alan ortaklar ile 6 dilde toplam 64 katılımcının yer aldığı 3 açık oturuma ev sahipliği yaptık. Eşzamansız geri bildirim sağlamaya devam etmek için geri bildirim formunu tüm hibe alan ortaklara açık tuttuk. Program görevlileri ve fon yöneticilerinin yanı sıra hukuk, muhasebe, topluluk programları, topluluk geliştirme, ortaklıklar ve ürün/teknoloji ile hareket iletişimlerindeki diğer destek ekipleriyle Vakıf içindeki süreçlerin dahili bir incelemesini yaptık.
Önerilen üst düzey değişiklikler, 30 Nisan'dan 16 Mayıs 2023'e kadar yoruma açık. Geri bildirimleri referans alarak, bu süreci sonlandırmak için teklifi yineleyeceğiz ve uyarlayacağız. Haziran ayı, Fluxx portalının arka sürecini desteklemek ve başvuru formunu ve kılavuzlarını güncellemek için harcayacağız. Son değişiklikleri, uygulamaları ve kılavuzları Temmuz başında açıklayacağız. Ardından, değişikliklerin uygulanmasına yardımcı olmak için bir dizi oryantasyon oturumu düzenleyeceğiz ve ilk finansman turu başlamadan önce hazırlanmak için aylarca süre tanıyacağız.
Genel Destek Fonu programında önerilen değişiklikler
Paylaşılan öğrenme ve ortaklık taahhüdü
Öğrenme ve anlama için Hareket çalışmasının kategorizasyonu
[Grants:Knowledge Sharing/Reports/Grantee partners’ intended programming and impact 2022/Regional learning sessions|Öğrenme raporuna] göre, birçok hibe alan ortak dünya çapında benzer işler yapıyor. Genel Destek Fonu başvurularında bulunan topluluk tanımlarına dayalı olarak hareket genelinde hibe alan-ortak programatik çalışmalarını kategorize etmek, süreci kolaylaştıracak ve Bölgesel Finansman Komiteleri, Harekete bağlı kuruluşlar ve Wikimedia Vakfı personeli gibi ilgili paydaşlar için daha iyi paylaşılan bir anlayış yaratacaktır. Kategorileri, ilgili programatik çalışmaya adanmış Vakıf ekipleriyle uyumlu hale getirmek, finansmanın ötesinde öğrenmeyi ve desteği de kolaylaştıracaktır.
Hareket çalışmasının net bir şekilde kategorize edilmesiyle, kapsayıcı hedeflerde aynı dili konuşmaya başlayabilir ve programatik çalışmayı bilgilendirmek için yararlı ölçümler geliştirebiliriz. Hibe alan ortaklar, Bölgesel Fon Komiteleri ve Vakıf, ortak çalışmalarımızı anlamak, ölçmek ve kolektif çalışmalarımızı öğrenmek için destek talep ettiler. Bir temel veri belirleyerek ve paylaşılan öğrenme oturumlarıyla zaman içinde izleyerek, gerçek bir öğrenme ve uyum sağlama kültürü yaratabiliriz. Vakfın ürün ve teknoloji ekipleri, tüm hareket paydaşları için Sinyaller ve Veri hizmetlerine öncelik verdiğinden, ortak çalışma kategorilerine sahip olmak, daha sonra anlamlı içgörülere dönüştürülebilecek verilerin paylaşılabilmesini sağlayacaktır.
Bunun çoğu başvuru sahibi için süreci kolaylaştıracağını umuyoruz. Ayrıca, tüm başvuru sahiplerine kategorileri kullanmama seçeneği sunacağız ve programatik çalışmaları ve metriklerinin diğer açıklamalarını eklemek için sınırsız alana sahip olacağız. Öncelik, öğrenme raporunda belirtildiği gibi en yaygın programatik çalışmayı kategorize etmek olacaktır: Eğitim, Kültür ve Miras, Cinsiyet, Savunuculuk, Ortaklık, Topluluk Desteği ve Örgütsel Gelişim.
Error: No text given for quotation (or equals sign used in the actual argument to an unnamed parameter)
Support for learning with data
Based on the learning reports the goal is to support grantee-partners to develop metrics and ways of using the data they capture to understand their stated goals and inform their work. The metrics section of the grant application will be redone to allow for greater ease and clarity of the specific metric that is being asked for so it can be easily aggregated. With this information, we could understand a possible baseline for metrics like participation in edit-a-thons in different regions. We commit to continually approve accessible and relevant information to our grantee-partners as highlighted in the product/tech priorities of Signals and Data Services.
Support beyond funding
As highlighted in the Wikimedia Foundations Annual Plan we will continue to invest in skills and leadership development of the movement.
We recognize that grantee-partners that receive General Support Funds range greatly in maturity and size. In the learning reports, we suggested three broad categories of grantee partners. We would like to provide tailored contextualized support beyond funding for each grantee-partner, facilitating a process for them to set milestones that are important to their goals which vary with each organization.
An example of milestones within an important category we see is the following:
Error: No text given for quotation (or equals sign used in the actual argument to an unnamed parameter)
- Systemized learning sessions after mid-year and final learning conversations
Set a normal pace to have regional learning sessions sharing experiences after each mid-year learning program officer conversation with grantee-partners.
- Coordinated support across with relevant foundation teams and external partners
Develop a holistic approach to support beyond the funding for affiliate grantee partners across relevant Foundation teams (Community Programs, Partnerships, Community Development, Movement Communications and Product/Tech). Investigate external organisations that have the expertise and contextual knowledge to support affiliates in a few priority areas.
Expanding Multi-year funding
Minimum of three years of multi-year funding will become available to all General Support Fund applicants.
Applicants with Strategic Plans will follow the current multi-year funding process. Full funding for operational and programmatic work will continue as developed. The disbursement of funding each year is based on the receipt of an annual budget and annual plan. Reports are required at the end of each year as well as learning conversations with program officers.
Applicants without strategic plans will submit an application for multi-year funding for three years. Multi-year funding would be approved for long-term fixed costs i.e. staffing, rent, utilities etc and the first year of programmatic work. As they don’t have a strategic plan and the work may have more changes, they will follow a lightweight renewal process for the following two years for programmatic or staffing changes. The renewal process will be reviewed by Regional Program Officers and where needed, the Regional Fund Committee. Amendments will be made based on those decisions to the grant agreement.
Orientation and support for implementing changes
The Regional Fund Committee and grantee partners will be supported through sessions and training on the new changes and forms to focus on learning and partnership mindset.
Lightweight process
Main application
- Based on the categorization work described above, we will streamline the application to have more dropdown and multiple-choice questions.
- Word count limits will be removed.
- Once the new application is completed – the information will be used to pre-populate renewal applications.
- All questions and guides will be reviewed to ensure clear and concise language suited for translation.
Renewal application
Renewal application will focus on five main areas of questions that were highlighted in the feedback from both grantee-partners and Regional Fund Committee members:
- Review of already pre-populated answers from initial application
- Questions on what has been achieved and learned
- Questions on any relevant changes
- To programming
- To staffing
- To operating environment
- Updated metrics
- Updated budget
Reporting requirements
- Written midterm or midpoint reports at 6 months will no longer be required.
- Over the last year, the Program Officer conversation has been highlighted as an important moment of shared learning. We will continue these learning conversations at the midterm and final timeline of the grant. Regional Fund Committee members will have the option to review.
- All grantee partners will continue to have the end of year report published on Meta.
- Participating in learning sessions will be greatly encouraged
- Final learning report will be adjusted to the application form changes.
Simplified grant agreement
We have worked with the legal department and grants administration to create a simplified grant agreement for non-multi-year grants to groups and nonprofits. We will make sure that as part of the onboarding process, every Program Officer reviews the grant application with grantee-partners.
Aligning regions with the Wikimedia Foundation
The Community Resources will shift from its current seven regions to align with the rest of the Foundation as outlined in the APP. The most notable changes are:
- The Middle East and Africa region will change to the Middle East & North Africa region and the Sub-Saharan Africa region. Both regions will continue to be supported by one Regional Fund Committee.
- The United States and Canada region will be renamed to the North America funding region with the same Program Officer and Regional Funds Committee supporting. Mexico will continue to be supported in the Latin America & Caribbean region.
Updated Meta pages
We are currently in the process of reviewing and updating the meta page and guides. Our goal is to make the information more accessible for both newcomers and existing grantee partners. Thank you to those who have supported the process with interviews and feedback. We plan to launch the new pages in July 2023. We will continue to offer language and translation support.
Appreciation
We want to thank each of you for being on this journey with us. In 2020, the Movement Strategy recommendation to “Ensure equity in decision making” called for more participatory resource allocation, flexible funding systems, and the empowerment of local communities. We led a collaborative process to create a new, interim strategy to improve grantmaking toward these aspirations that could later feed into governance questions and Movement Strategy implementation. We committed to evaluate, iterate and adapt. This is what we are doing with your support.
Thank you to all the volunteers who sit on the Regional Fund Committees, the grantee-partners who have been on this journey with us – providing invaluable feedback and patience, the Program Officers who have led the engagement with communities in their regions around the globe and the teams across the Wikimedia Foundation who support movement work.