Detto, fatto!
Detto, fatto!, è il titolo di un libro di David Allen, che tratta un metodo usato per l'organizzazione delle proprie azioni. Il titolo in lingua originale, Getting Things Done, comunemente abbreviato con GTD, può essere tradotto letteralmente come "Fare in modo che le cose vengano fatte".
Il fondamento del GTD è la necessità che ha una persona di sgombrare le cose da fare dalla propria mente e di registrarle da qualche parte. Il metodo consiste nel «liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente sull' «eseguire questi compiti».
In cosa consiste GTD
Diversamente da altri esperti di gestione del tempo, David Allen non pone la sua attenzione sulle priorità dei compiti, ma raccomanda di creare delle liste di compiti, concernenti una situazione, per esempio l'avere una lista di chiamate o di commissioni in centro da fare . Suggerisce inoltre che ogni nuovo compito che richieda meno di 2 minuti per essere completato, andrebbe eseguito immediatamente.
La psicologia del GTD è basata sul memorizzare, tracciare e ripescare dalla memoria, facilmente e piacevolmente, tutte le informazioni relative alle cose da fare. Allen asserisce che molti dei blocchi che noi generalmente incontriamo riguardo al portare a termine certe attività sono causati da un insufficiente piano front-end (p.e. per ogni progetto si deve chiarire cosa si vuole ottenere e quali sono le specifiche azioni necessarie ad ottenerlo). È molto pratico, aggiunge Allen, impostare questi pensieri in anticipo, generando una serie di azioni che possiamo portare avanti in un secondo momento, senza ulteriori pianificazioni.
Allen inoltre sostiene che il nostro 'sistema di promemoria' mentale è piuttosto inefficiente e raramente ci ricorda che cosa dobbiamo fare, nel momento e nel luogo in cui dobbiamo farlo. Conseguentemente, il 'sistema a fiducia' di memorizzazione in base al contesto delle 'prossime azioni' da fare agisce come un supporto esterno, che ci assicura che si presentino i giusti ricordi e al momento giusto. Ci sono svariati trucchi descritti nel libro Getting Things Done che possono aiutare a mettere in pratica il flusso di lavoro descritto da Allen.
Una sintetica descrizione del GTD tratta dal libro di Allen Ready for Anything:
- Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up — not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you're doing (and not doing) at any time.
che si potrebbe tradurre con:
- Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo le azioni necessarie quando il problema si presenta - non quando esplode. Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Tieni il tuo sistema aggiornato, completo e rivisto sufficientemente per dare fiducia alle scelte su quello che stai facendo (e quello che non stai facendo) in ogni momento.
Principi
Il principi fondamentali del GTD sono una libera reinterpretazione del paragrafo Funzioni di Management e dei modelli base di La progettazione dell'organizzazione aziendale di Henry Mintzberg, rinominati:
Raccolta
Raccogli tutto ciò di cui hai bisogno di tracciare o ricordare o attuare in quello che Allen chiama un 'bucket' (secchio o lista): una scatola fisica, una casella di posta elettronica, un registratore, un notebook, un pda, o una combinazione di questi. Fai uscire ogni cosa dalla tua mente e mettila nel dispositivo raccoglitore, pronto per essere elaborato. Tutte le liste dovranno essere elaborate (svuotate), almeno una volta a settimana.
Metodo
Quando elabori la tua lista, segui un severo flusso di lavoro:
- Inizia dalla cima.
- Occupati di un elemento alla volta.
- Non rimettere mai nulla nella lista, se è iniziata.
- Se un elemento richiede azione
- falla subito e basta (se richiede meno di 2 minuti),
- delegala, oppure
- rimandala ad una data specifica (inserita in agenda).
- Altrimenti,
- archivialo per riferimento,
- lancialo via e buttalo, oppure
- incubalo per una possibile azione successiva.
La Regola 2-minuti: Se è richiesto meno di 2 minuti per fare qualcosa, farla subito è la strada giusta. Due minuti è una linea guida, praticamente il tempo che impiegheresti a preparare l'azione per rimandarla ad altra data.
Organizzazione
Allen descrive e consiglia una serie di liste per tener traccia delle voci che richiedono attenzione:
- Prossime azioni - Per ogni voce che richiede la tua attenzione, decidi qual'è la prossima azione che puoi fisicamente svolgere in merito. Per esempio, se la voce è 'Scrivi rapporto progetto', la prossima azione potrebbe essere 'Scrivi mail a Paolo per le minute riunione', o 'Chiama Gianni per chiedere i requisiti del rapporto', o qualcosa di simile. Sebbene possano esserci molte azioni e vari passi necessari a completare la voce, ci sarà sempre qualcosa che hai bisogno di fare prima delle altre, e questa dovrebbe essere registrata nella lista delle prossime azioni. Preferibilmente, queste sono suddivise in base al contesto nel quale possono esser fatte, come per esempio 'in ufficio', 'per telefono', o 'nel magazzino'.
- Progetti - ogni 'anello aperto', che richiede più di una singola azione fisica da completare, diventa un 'progetto'. I progetti vengono tracciati e rivisti periodicamente per assicurarsi che ognuno di essi ha una 'prossima azione' associata e perciò può essere proseguito.
- In attesa - quando hai delegato un'azione a qualcun'altro, o stai aspettando qualche evento esterno prima di poter proseguire un progetto, devi tracciarlo nel tuo sistema e controllare periodicamente per vedere se l'azione è giusta oppure se dev'essere inviato un sollecito.
- Prima o poi/Forse - cose che a un certo punto vuoi fare, ma non ora; esempi potrebbero essere 'imparare il cinese', o 'fare le vacanze subacquee'.
Anche un calendario è importante, per tener traccia dei tuoi appuntamenti e impegni; comunque, Allen raccomanda in modo particolare che il calendario sia riservato a ciò che lui chiama 'panorami difficili': cose che devono essere fatte assolutamente entro un termine stabilito, o riunioni e appuntamenti fissati nel tempo e in un luogo. Le voci 'Da fare' dovrebbero essere riservate alla lista delle prossime azioni.
Un ultimo componente organizzativo chiave di GTD è il sistema d'archiviazione. Detto, fatto! spiega che un sistema d'archiviazione, se occorre usarlo, dev'essere facile, semplice e divertente. Persino un singolo foglietto, se ti occorre come riferimento, dovrebbe meritare una propria posizione in archivio se non rientra in una cartella già esistente. Il suggerimento di Allen è di tenere un solo sistema d'archiviazione, organizzato alfabeticamente, per renderlo adatto a conservare e ritrovare il più rapidamente e facilmente possibile le informazioni che occorrono.
Revisione
Fare
Curiosità
Secondo l'autore (come riporta a pag. 17 di "Fatto e bene") dopo la prima pubblicazione nel 2001, GTD nell'alta tecnologia e nella comunità informatica in particolare; sarebbe ormai diventato un vero e proprio "modello di pensiero" che ha dato un considerevole successo ad applicazioni (o parti) spesso inutilizzate e generato altre di completamente nuove.
Bibliografia
- (EN) David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, 2001, ISBN 0-14-200028-0.
- (EN) David Allen, Ready for Anything, Viking Books, 2003, ISBN 0-670-03250-6.
- (IT) David Allen, Detto, fatto!, Sperling & Kupfer, 2006, ISBN 978-88-200-4109-0.
- (IT) David Allen, Fatto e bene!, Sperling & Kupfer, 2010, ISBN 978-88-200-4811-2.
