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Secondo il modello della legge 150/2000, l’Urp svolge sia funzioni di supporto alle relazioni dell'organizzazione con i propri pubblici sia quelle di supporto dei settori per la gestione delle attività e dei prodotti di comunicazione. Gli utenti di queste strutture sono sia i cittadini sia i colleghi. L'Urp di queste amministrazioni svolge sia il ruolo di line della comunicazione (relazione interpersonale tra gli operatori di sportello e i cittadini) sia il ruolo di staff (gestione della comunicazione interna ed esterna e ascolto degli studenti). Secondo questa legge l'Urp deve avere sia funzioni di staff che funzioni di line: l’Urp così risponde a un sistema di garanzie e tutele dei diritti ma contemporaneamente a un strumento per produrre valore per l'organizzazione, utilizzando la comunicazione come supporto per implementare le politiche e prendere decisioni pubbliche.
La legge 150/2000 indica quali strutture sono deputate, all'interno delle amministrazioni pubbliche, alla gestione delle attività di informazione e comunicazione. In particolare la legge prevede tre principali strutture organizzative: il portavoce e l'ufficio stampa per l'informazione ai mass media, l'ufficio per le relazioni con il pubblico per la comunicazione ai cittadini e la comunicazione nell'ambito dell’organizzazione
Uno strumento che aiuta ed agevola il coordinamento è il piano di comunicazione. Il piano costituisce la modalità più efficace per l'integrazione dei soggetti e delle azioni di comunicazione di un'organizzazione. Costruire un piano di comunicazione significa realizzare una mappa intelligente, aggiornata e interrelata, di ciò che si dovrebbe fare, da parte di chi, con quali risorse e utilizzando quali artefatti. Il coordinamento organizzativo è possibile secondo due diverse modalità: una è quella che investe la funzione di comunicazione della responsabilità di redazione e gestione di un piano generale che individua le scelte di comunicazione più coerenti e potenzialmente efficaci per supportare gli obiettivi dell'ente, valuta quali azioni realizzare, in direzione di quali pubblici, con quali strategie e messaggi e utilizzando quali canali e strumenti. La seconda modalità con cui esercitare il coordinamento organizzativo, probabilmente la più praticata, è quella che invece conserva il tradizionale disegno di decentramento della funzione: al responsabile della comunicazione spetta il compito di costruire quella cornice metodologica che renderà possibili processi comunicativi diffusi ma uniformi. In questi casi il piano ha una funzione di tipo organizzativo nella misura in cui decide come le diverse articolazioni organizzative dovrebbero comportarsi per comunicare ciascuna i propri temi e le proprie politiche.
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